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Gestion de la paie, le guide pratique

Gestion de la paie, le guide pratique

Manier les chiffres n'est pas facile pour tout le monde, surtout lorsqu'il s'agit de la gestion de la paie. Législation, décrets ... la gestion de paie dans une entreprise peut devenir un vrai casse tête si elle est mal organisée.

Ce site va vous aider, en toute indépendance et avec des mots simples, à mieux comprendre pour bien choisir...


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Gestion des salaires, l'essentiel

Comment organiser la gestion de paie ? Faut-il faire appel à un pro ?

La gestion des salaires ne se cantonne pas simplement à la réalisation des bulletins de paie, au traitement des salaires ou à calculer une paie.

C'est aussi le respect d'un cadre juridique et des obligations légales pour ne pas s'exposer à des conflits avec l'administration ou avec les collaborateurs de l'entreprise.

Éléments du salaire

La gestion des salaires, c'est également le respect de certaines règles. Le salaire SMIC (salaire minimum interprofessionnel de croissance) correspond au salaire minimum horaire en dessous duquel on ne peut rémunérer un salarié. La grille des salaires ou grille de rémunération correspond à l'échelle des salaires en vigueur dans la société. Le coefficient et la classification permettent de déterminer la rémunération du salarié de l'entreprise.

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Montant et feuille de paie

Le salaire horaire, mensuel ou annuel est un élément essentiel pour établir et calculer la fiche de paie. Le bulletin de salaire en ligne permet aux salariés d'avoir accès à leur bulletin de paie via Internet. Ce e-bulletin a la même valeur juridique que le bulletin de salaire papier. Dans le cadre du paiement du salaire, l'employeur doit respecter certains principes portant sur le mode de paiement, la périodicité et le destinataire du paiement.

Gestion des salaires : la négociation

Pourquoi demander une augmentation, dans quel contexte, quels sont les arguments clés, comment négocier au moment du recrutement ? Une négociation de salaire se prépare et ne doit pas être prise à la légère.

Gestion des salaires et maladie

En cas d'impossibilité de travailler due à une maladie du salarié, celui-ci peut, à certaines conditions, continuer à percevoir son salaire sous forme d'indemnités journalières.

Pour cela, l'employeur doit remplir une attestation de salaire qui sert de base pour le calcul des indemnités journalières.

Les différentes solutions de gestion des salaires

Il existe trois principales options de gestion des salaires.

Gestion des salaires en interne avec un logiciel

Vous pouvez bien sûr décider de vous occuper de la gestion de la paie en interne. Pour cela, vous devrez alors acheter un logiciel de paie et avoir dans votre équipe une, voire idéalement deux personnes formées à la paie et à ce logiciel. Aucun prestataire externe n'intervient dans votre gestion de paie. Vous entrez vos données en interne, puis traitez les différents critères. Une fois terminé, vous éditez les fiches de paie. Même s'il existe des logiciels entrée de gamme à 300 €, comptez plutôt 1 500 € à 2 500 € comme investissement initial (coût du logiciel avec 12 à 18 mois de mises à jour, plus les formations nécessaires) + 300 à 600 € par an de mise à jour à partir de l'année 2 ou 3. Cet investissement ne se justifie que si vous avez plus de 25-50 salariés, et si vous avez une personne qui pourra bien sûr s'en occuper.

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Externalisation de la paie

L'alternative est de confier la gestion de la paie à un prestataire extérieur, cabinet de comptabilité ou société spécialisée dans la gestion de paie. C'est bien sûr la solution la plus simple : vous n'avez « rien » à faire, juste communiquer chaque mois le nombre de jours de vacances pris, les congés maladie et les éventuels changements de salaire. Cette solution n'est pas nécessairement plus chère, dans bien des cas elle revient même moins cher que si vous le faites en interne, pour plusieurs raisons. Il vous en coûtera de 15 à 30 € le bulletin de salaire (vérifiez ce qui est compris dans ce prix : déclaration Urssaf, etc..). Vous gagnez du temps car le temps passé par un de vos salariés qui ne serait pas spécialisé dans la paie risque d'être important et peut finalement coûter cher. Vous évitez les erreurs qui peuvent coûter cher (oubli de déductions, économies de charge, déclarations tardives engendrant des pénalités..). Le vrai plus de cette option est que votre paie est entre les mains d'un expert : pas d'erreur et d'amendes Urssaf lors des contrôles, et s'il y a des erreurs, vous pourriez vous retourner contre le spécialiste qui a fait la paie.

Gestion des salaires en ASP via Internet

La paye en ligne, ou ASP (« Application Service Provider »), signifie simplement que vous n'avez pas besoin d'acheter le logiciel : il est accessible sur Internet, et vous devez juste payer un abonnement + un coût par bulletin émis. Dans la pratique, cette technique de gestion de paie est très populaire car elle apparaît simple et peu chère : autour de 3 € HT du bulletin de paye (+ un abonnement). Il convient cependant de prendre en compte les coûts complémentaires : paramétrage, conseils, déclarations diverses (Urssaf...).

Coût du traitement des salaires

Il s'évalue différemment selon la taille et les besoins spécifiques de la société. Plusieurs solutions permettent donc de réduire la facture ou de maîtriser le prix de la gestion de paie, comme le logiciel de paie gratuit.

Prestataires de gestion des salaires

Le moment de choisir un prestataire de paie est une étape à ne pas négliger. Plusieurs solutions s'offrent à vous, comme faire appel à un cabinet d'expertise comptable ou à un cabinet spécialisé en ressources humaines

Service de gestion des salaires et ressources humaines

Le management des ressources humaines regroupe de nombreux domaines comme le service paie et la gestion administrative du personnel. C'est notamment ce service qui s'occupe de fournir les attestations de salaire. Les membres de cette entité de l'entreprise ont la plupart du temps reçu une formation en paye qui leur permettent d'effectuer la gestion des salaires.

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