Bulletin de salaire en ligne

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en octobre 2020

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La fiche de paie des salariés peut être dématérialisée sous forme électronique et conservée dans un « coffre-fort électronique » ou « e-coffre ». On parle alors de bulletin de salaire en ligne.

Dans la fiche de paie (papier ou en ligne), on retrouve des informations primordiales comme le salaire horaire, mensuel ou annuel, qui sont indispensables pour calculer une paye.

Bulletin de paie en ligne : principe

Les entreprises utilisent de moins en moins l'édition du bulletin de paie en version papier. Pour ce faire, de nombreuses sociétés et organisations ont fait appel au bulletin de paie en ligne.

Les employeurs émettent des fiches de paie électroniques et les salariés l'impriment via un code d'accès confidentiel ou le consultent via un portail sécurisé.

L'e-bulletin de paie a la même valeur juridique qu'un bulletin de salaire papier. Toutefois, l'entreprise qui envoie le bulletin de salaire par courrier électronique doit :

  • s'assurer que ce dernier ne peut pas être modifié par le salarié ;
  • demander un accusé de réception électronique ;
  • s'assurer des conditions de nature à garantir l'intégrité des données.

Conditions de mise en place de la dématérialisation

Mettre en place le bulletin de paie en ligne dans l'entreprise n'est possible que sous certaines conditions :

  • l'employeur doit respecter un délai de prévenance des salariés d'un mois ;
  • l'intégrité des données doit être garantie et sécurisée ;
  • l'employeur doit garantir la disponibilité des bulletins de salaire dématérialisés pendant une durée de 50 ans ou jusqu'aux 73 ans du salarié ;
  • l'employeur doit permettre son accessibilité dans le cadre du compte personnel d’activité (CPA).

Conservation du bulletin de paie en ligne

Pour conserver les bulletins de paie en ligne, l'employeur et le salarié peuvent faire appel à différentes formules, à savoir :

Par l'employeur

Il existe un service de stockage numérique sécurisé qui peut être proposé par des prestataires spécialisés ou des banques.

  • Ces e-coffres-forts sont disponibles de n'importe quel ordinateur relié à Internet. Le coffre-fort électronique est généralement consultable 24h/24 et 7j/7 et garantit un archivage des données pendant 50 ans.
  • Si vous êtes encore réticent, vous pouvez aussi faire appel à la bonne vieille méthode qui consiste à éditer les bulletins de paie et les conserver sous forme papier.

Par le salarié

Pour accéder à ses bulletins de paie et les conserver, le salarié doit avoir lui aussi un ordinateur connecté à Internet (bureau et/ou domicile). Il peut faire appel à un e-coffre fort comme l'entreprise ou les conserver à son domicile (disque dur, clef USB) ou sous format papier pour l'ancienne méthode.

Avantages du bulletin de paie en ligne

Les avantages sont nombreux pour l'entreprise et le salarié.

Pour l'entreprise

  • Vous réalisez des économies car vous n'éditez plus le bulletin de paie en format papier. Vous faites également des économies d'encre et d'affranchissement.
  • Vous faites aussi un geste pour l'environnement.
  • Les informations sont stockées sur un logiciel qui génère les bulletins de paie, ce qui permet un gain de place pour l'archivage.
  • Le bulletin de salaire est disponible via un portail sécurisé avec un login et un mot de passe.
  • Les salariés ont accès à leur propre compte et peuvent consulter leurs données personnelles ainsi que leur historique.

Pour le salarié

  • Vous pouvez accéder à vos données personnelles 7j/7 et 24 h/24.
  • Il n'y a plus besoin de stocker des bulletins de salaire à votre domicile.
  • Les documents sont fiables et ne peuvent pas être falsifiés.
  • Le bulletin de salaire est disponible beaucoup plus rapidement.
  • Certaines entreprises proposent à leurs salariés de mettre à jour directement les informations via la plate-forme (état civil, changement d'adresse). Ces données sont ensuite enregistrées lors de l'édition des bulletins de paie.

Inconvénients de la dématérialisation

Les administrations exigent toujours une version papier du bulletin de salaire, il est donc nécessaire de l'éditer. En outre, sachant que les systèmes informatiques évoluent constamment, il est plus prudent de conserver des copies sur différents supports (disque dur, cloud, clés USB).

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