Logiciel de paie

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en octobre 2020

Sommaire

L'outil vous permettant d'effectuer la gestion de paie en interne.

Il existe trois principales options de traitement des salaires : le faire en interne en achetant un logiciel de paie, l'externalisation de la paie via à prestataire spécialisé et une solution intermédiaire la paye en ligne via Internet. 

Logiciel de paie : une gestion en interne

Pour éviter des erreurs dans le traitement des salaires et afin de respecter le cadre légal des salaires sachant que la réglementation évolue constamment, il est primordial de faire appel à un gestionnaire de paie pour réaliser toutes les tâches relatives au traitement des salaires en interne :

Définir votre stratégie de rachat de crédit avant de négocier
  • Pour ce faire, la personne utilise un logiciel de paie. L'achat de ce dernier peut représenter un coût non négligeable dans le budget de l'entreprise sachant qu'il sera nécessaire d'effectuer des mises à jour régulières. ;
  • Le gestionnaire de paie, intégré au service paye, aura donc pour mission :
    • d'émettre les bulletins de paie ;
    • de traiter les informations sociales ;
    • mais aussi de se charger des rédactions de contrats de travail, attestations, lettres de licenciement etc.
  • De ce fait, ce collaborateur engage la responsabilité de l'entreprise qui l'a recruté. Il doit donc posséder une excellente expertise pour éviter des erreurs engendrant des pénalités de retard. Il devra aussi s'informer régulièrement de l'évolution du droit du travail et des autres réglementations.

Principe du logiciel de paie

Le logiciel de paie est un outil performant que vous pouvez installer sur un ou plusieurs ordinateurs. Avec le logiciel, vous devrez acheter les mises à jour et quelques jours de formation et d'assistance pour votre équipe.

Un logiciel de paye vous permet d'établir en interne une fiche paie complète, ainsi que les déclarations obligatoires et l'état des charges, des congés payés, etc.

Vous saisissez chaque mois de manière autonome les données et imprimez les bulletins ou les déclarations. Une fois terminé, vous éditez les fiches de paie.

Certains prestataires vous proposent une assistance par téléphone ou de visu, si vous avez des questions.

Prix d'un logiciel de paie

Les prix d'un logiciel de paie varient entre 1 500 et 2 500 € d'investissement initial minimum + le prix les mises à jour.

Au-delà du prix du logiciel, vous devez prendre en compte le coût des mises à jour (elles sont très fréquentes dans le domaine du social : en moyenne actuellement, une quinzaine par an), de la formation et bien sûr le coût de votre salarié qui établira la paie.

Coût d'un logiciel de paie
Logiciel de paie
Coût total Comptez minimum 1 500 à 2 500 € d'investissement initial : logiciel + formation initiale + coût des mises à jour les années suivantes.
Investissement initial Achat logiciel : 250 à 1 000 €.
Mise à jour/ Abonnement Comptez 300 à 600 € par an : environ 40-50 % du prix du logiciel. À partir de 18 ou 24 mois (les premiers mois sont compris).
Formation / paramétrage Entre 300 et 1 000 € selon le nombre de salariés à former.
Assistance juridique et sociale Non disponible.
Coût par bulletin et déclarations Aucun.

Avantages du logiciel de paie

La gestion de la paie avec un logiciel présente les avantages d'une gestion de paie en interne :

  • Vous gérez votre paie en autonomie sans dépendre de qui que ce soit.
  • Vous avez accès à vos données 24h sur 24.

Ensuite, par rapport à l'autre option de gestion de paie en interne via l'abonnement à un système en ASP sur Internet, le logiciel présente les avantages suivants :

  • Une fois que vous avez acheté le logiciel, le coût annuel est faible (juste l'achat des mises à jour).
  • Cela peut être une solution économique si vous avez suffisamment de salariés et si vous disposez en interne des compétences pour l'utiliser.

Logiciel de paie : rentable à partir de combien de salariés ?

C'est l'éternelle question qui n'a pas de réponse simple :

  • En dessous de 20-25 salariés, faire la paie en interne n'est probablement pas justifié (sauf si vous avez déjà un salarié qui sait la faire et qui a le temps).
  • Au dessus, vous pouvez vous poser la question, mais vous devrez calculer les coûts de solutions alternatives qui dépendent des caractéristiques de votre entreprise : bien sûr le nombre de salariés, mais aussi le nombre de recrutements, départs, arrêts maladie...

Gestion en interne : attention au risque d'erreur

La condition, si vous souhaitez faire votre paie en interne, est d'avoir au moins une personne qui sache la faire et si possible deux.

Une formation des utilisateurs au logiciel est indispensable. Elle garantira une autonomie interne pour modifier des paramètres de paie jusqu'à un certain niveau (modification du calcul d'une prime, nouvelles modalités de décompte des absences, etc.). Il est prudent de former plusieurs personnes afin de pallier à toute absence ou démission, car la paie ne peut pas être différée ou reportée.

Enfin, comme aucun tiers ne contrôle l'utilisation que vous faites du logiciel, le risque d'erreur augmente :

  • La personne qui fait votre paie devra se tenir au courant des évolutions de la législation (pas simple).
  • Les erreurs peuvent coûter cher, dans un sens comme dans l'autre.
    • Si vous déclarez trop peu de charges, le redressement Urssaf peut vous coûter cher.
    • À l'inverse, vous pourriez payer trop de charges par méconnaissance des économies et déductions diverses à votre disposition.

Aussi dans la rubrique :

Gestion des salaires

Sommaire