Faire une fiche de paie

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en octobre 2020

Sommaire

Faire une fiche de paie

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  • Un accompagnement étape par étape
  • La liste de matériel si nécessaire
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Lorsque l’employeur verse sa paie à un salarié, il doit lui remettre un justificatif de ce paiement : la fiche de paie, aussi appelée bulletin de salaire.

C’est la personne chargée de la paie au sein de l’entreprise ou un prestataire externe qui établit ce document. Le bulletin doit contenir des informations obligatoires.

Pour simplifier le bulletin de salaire, et le rendre plus lisible pour le salarié, le décret n° 2016-190 du 25 février 2016 a prévu la suppression de certains libellés, le regroupement d'autres, et l'ajout de certaines informations. Le bulletin de salaire est ainsi passé d'une quarantaine de lignes à une quinzaine.

Les entreprises peuvent utiliser un modèle disponible sur le site du ministère de l'Économie depuis le 1er mars 2016.

Cette nouvelle fiche de paie est obligatoire pour toutes les entreprises de plus de 300 salariés depuis le 1er janvier 2017 et pour toutes les entreprises depuis le 1er janvier 2018.

Voici les étapes à suivre pour faire une fiche de paie.

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1. Indiquez les renseignements liés à l’employeur en tête de la fiche de paie

Précisez les mentions relatives à l’employeur :

2. Indiquez les renseignements liés au salarié pour faire une fiche de paie

Précisez les mentions relatives au salarié :

  • nom et prénom ;
  • adresse ;
  • emploi occupé et classification (assistant, technicien, responsable de service, etc.), reprenez la classification de la convention collective s’il en existe une ;
  • numéro de Sécurité sociale ;
  • convention collective applicable au salarié le cas échéant.

3. Indiquez la période et la durée du travail couverts par la fiche de paie

Mentionnez la période que couvre le bulletin de paie.

Mentionnez aussi le nombre d'heures de travail du salarié, avec la nature et le volume du forfait pour les salariés au forfait. 

Pour un salaire mensuel à 35 heures par semaine, la durée du travail est de 151,67 heures.

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4. Indiquez les heures réalisées dans le mois et leur paiement

Indiquez dans une ligne du bulletin les heures payées au taux normal (jusqu’à 35 heures) et le salaire brut auquel elles correspondent.

Dans la ou les lignes suivantes, indiquez les heures supplémentaires éventuellement réalisées avec leurs majorations (heure payée à 125 % entre la 36e et la 43e heure, et à 150 % entre la 44e et la 48e heure, sauf si la convention collective prévoit des majorations dérogatoires). Chaque taux de majoration différent doit être représenté dans une ligne distincte.

Indiquez ensuite la rémunération d’une heure supplémentaire à 125 %, et celle d’une heure à 150 % le cas échéant. Pour cela, divisez le montant de la rémunération brute par le nombre d’heures allant jusqu'à 35 heures.

Enfin, mentionnez le montant correspondant aux heures supplémentaires à 125 %, et celui correspondant aux heures à 150 % (nombre d'heures × coût de l'heure).

Depuis le 1er janvier 2019, suite à la loi n° 2018-1213 du 24 décembre 2018 et à la loi n° 2018-1203 du 22 décembre 2018 de financement de la sécurité sociale pour 2019, les heures supplémentaires sont exonérées de cotisations salariales d'assurance vieillesse et de retraite complémentaire d'origine légale et conventionnelle. Le taux de la réduction est égal à la somme des taux de chacune des cotisations dans la limite d'un taux maximum de 11,31 % (décret n° 2019-40 du 24 janvier 2019). Elles sont également exonérées d'impôt sur le revenu dans une limite annuelle de 5 000 €. La limite annuelle a été élevée à 7 500 euros par la loi n° 2020-473 du 25 avril 2020 de finances rectificatives pour 2020 lorsque des heures supplémentaires et complémentaires réalisées entre le 16 mars 2020 et le dernier jour de l'état d'urgence sanitaire lié au Covid-19 entraînent le dépassement de la limite de 5 000 €.

L'exonération concerne les heures supplémentaires réalisées à compter de 2019, y compris si des heures supplémentaires sont décomptées à l’issue d’une période de référence commencée en 2018 et achevée en 2019 (instruction interministérielle n° DSS/5B/2019/71 du 29 mars 2019). 

Le montant correspondant à l’exonération est affiché sur une seule ligne après celles relatives aux cotisations et contributions sociales salariales et patronales. Elle n’a pas à être détaillée pour chaque cotisation bénéficiant de l’exonération.

5. Mentionnez les périodes de congés payés si elles existent pour faire une fiche de paie

Si le salarié a pris des congés payés sur la période couverte par le bulletin de paie, indiquez les dates des congés payés et le montant de l’indemnité de congés payés correspondante.

Pour cela, calculez l'indemnité de congés payés correspondant aux journées de congés payés prises par le salarié.

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6. Mentionnez la rémunération brute

Additionnez les sommes liées aux heures travaillées, les indemnités de congés payés et les autres éléments de rémunération. Vous obtenez le montant de la rémunération brute.

7. Mentionnez la nature et le montant des « accessoires de salaire »

Mentionnez tous les accessoires du salaire soumis à cotisations sociales : ce sont les avantages en nature, les frais professionnels et les primes diverses, soumis aux cotisations salariales et patronales.

Indiquez les avantages en nature et précisez le montant auquel ces avantages correspondent :

  •  voiture de fonction ;
  •  téléphone professionnel que le salarié peut utiliser à titre privé ;
  • logement fourni, etc. ;

Ajoutez également les primes et leur montant :

  • prime de 13e mois ;
  • prime de vacances ;
  • prime de Noël, etc.

8. Indiquez le montant, l'assiette et le taux des cotisations et contributions sociales

Listez les cotisations sociales applicables au salaire. Rendez-vous sur le site de l'Urssaf pour y trouver une liste des cotisations sociales applicables au salaire avec les taux de cotisations de droit commun applicables.

Les informations relatives aux cotisations de protection sociale sont regroupées par risque couvert (santé, retraite, chômage, accident du travail, etc.). 

Pour chaque type de cotisation, précisez :

  • la base sur laquelle la cotisation s'applique ;
  • le taux de cotisation applicable au titre des cotisations salariales ;
  • le montant à déduire du salaire en retirant les cotisations salariales ;
  • le taux de cotisation applicable au titre des cotisations patronales ;
  • le montant représenté par la cotisation patronale.

Regroupez d'abord les cotisations salariales déductibles du salaire imposable et mentionnez le montant total de ces cotisations.

Indiquez ensuite le montant des « autres cotisations salariales », c'est-à-dire la CSG pour sa part non déductible et la CRDS.

Enfin, indiquez le montant des autres retenues. Ce peut être par exemple une retenue partielle du salaire pour un acompte sur salaire qui a été accordé au salarié.

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9. Indiquez la rémunération nette

Déduisez les cotisations salariales déductibles du net imposable de la rémunération brute : le résultat est le net à payer. Indiquez-le en bas du bulletin de paie.

10. Indiquez les mentions relatives à la retenue à la source

L'entrée en vigueur du prélèvement à la source engendre de nouvelles obligations pour l'employeur. En effet, sur les bulletins de paie qu'il établit pour ses salariés, de nouvelles mentions obligatoires doivent figurer (article R. 3243-1, 9° modifié du Code du travail) :

  • l'assiette de la retenue à la source ;
  • le taux applicable pour le prélèvement à la source ;
  • le montant de la retenue à la source ;
  • la somme qui aurait été versée au salarié en l'absence de retenue à la source.

11. Indiquez la somme qui aurait été versée au salarié en l’absence de retenue à la source

L’employeur doit en outre indiquer la somme qui aurait été versée au salarié en l’absence de retenue à la source.

Les bulletins de paye comportent donc deux salaires nets : l'un avant impôt, l'autre après impôt.

12. Indiquez le montant total versé par l'employeur (rémunération, cotisations et contributions à la charge de l'employeur)

13. Indiquez montant des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales

14. Indiquez la date de paiement et l’obligation de conservation de la fiche de paie

Précisez la date de paiement du salaire.

Ajoutez une mention adressée au salarié précisant qu’il doit conserver le bulletin de paie sans limitation de durée dans son intérêt, afin de l’aider à faire valoir ses droits.

Mentionnez également la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le site Service-Public.fr.